Какие кадровые документы должны быть в ООО

Приводим в порядок кадровые бумаги

Документы по персоналу — «головная боль» бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.

Во многих организациях бухгалтеру помимо своих основных обязанностей приходится выполнять функции кадровика. А именно, оформлять различные приказы по персоналу, заполнять табели учета рабочего времени, составлять графики отпусков, делать записи в трудовых книжках. Поток кадровых документов огромен, но далеко не хаотичен. Все их можно разбить на три группы: обязательные для всех, обязательные при определенных обстоятельствах, имеющие рекомендательный характер. В разрезе этих блоков и предлагаем вести наш разговор.

Без них не обойтись

Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.

А вот обязанность составлять положение о защите персональных данных работников в Трудовом кодексе прямо не прописана. Однако, там есть ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все сотрудники фирмы (*1). Из этого можно сделать вывод, что данное положение также должно быть в организации.

Список всех обязательных документов приведен в таблице.

Форма N Т-1 (Т-1а)
Форма N Т-5 (Т-5а)
Форма N Т-6 (Т-6а)
Форма N Т-8 (Т-8а)

Форма N Т-11 (Т-11а)

Форма N Т-49
Форма N Т-60

Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.

Договор трудовой — документ непростой.

Итак, законодательство не предусматривает какого-либо унифицированного бланка трудового договора. Однако, его форма и содержание четко регламентированы. Во-первых, контракт должен быть оформлен письменно. Причем даже в тех случаях, если его составляют спустя определенное время, после того как сотрудник был допущен к работе. Во-вторых, договор должен содержать обязательные сведения и условия. Напомним, что они установлены статьей 57 Трудового кодекса. В качестве образца трудового договора можно взять бланк, рекомендованный Минтрудом России (*2). Однако, как напомнил Роструд, использовать данные рекомендации следует только в части, не противоречащей кодексу (*3).

Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).

Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является порядок оплаты труда.

В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц (*6).

Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада.

Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера.

Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки (оклада) иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием.

При изменении размера тарифной ставки (оклада) работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись.

Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая «первичка» предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка «основание» приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).

Книжные тонкости

Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности. Это трудовая книжка. Мы поговорим:

  • о порядке оформления трудовой;
  • о внесении записей при увольнении;
  • о правилах исправления в трудовой.

Как известно, компания должна заполнять трудовую книжку каждому сотруднику, если:

  • он проработал в ней свыше 5 дней;
  • это место работы для него основное (*8).

Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, «переносить» в новую трудовую «заграничный» стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.

А получать ее иностранец будет в своем государстве. Значит, в российской трудовой книжке записи из «заграничной» не нужны (*9).

А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников? Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант. Запись можно оформить, к примеру, так: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Это что касается расторжения бессрочного трудового договора. Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен?

Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).

Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки. Опишем кратко, как действовать в такой ситуации.

Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.

Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

В графе 4 книжки делают ссылку на соответствующий приказ (*11). Затем в трудовую вносят сведения об увольнении (переводе). Блок записей, в том числе внесенные изменения, «закрывают» печатью и подписями.

Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной.

Обязательны, но не для всех

Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.
Читать еще:  Образец составления бизнес плана для ИП

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

  1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать».
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
  3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
  4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
  5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
  6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
  7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

  1. Трудовая книжка. О ее оформлении рассказывается в статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2016 году».
  2. Штатное расписание. О том, как его составить, можно узнать из статьи«Составляем штатное расписание для ООО в 2015 году (образец)».
  3. Личные карточки на сотрудников по форме Т-2.
  4. График отпусков. О порядке их предоставления можно узнать из статьи «Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу.
  5. Трудовые соглашения с приложениями к ним. О порядке заключения трудового договора рассказывается в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  6. Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр.

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу».

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2017 .

Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):

  1. Графика сменности.
  2. Положения об оплате труда.
  3. Правил внутреннего трудового распорядка.
  4. Положения о премировании.

При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:

  1. Коллективный договор. Может стать обязательным при наличии волеизъявления о его заключении хотя бы одной из сторон трудовых отношений. Статья «Коллективный договор — обязателен или нет?» /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ поможет разобраться в этом вопросе.
  2. Положение о порядке премирования. Оно становится обязательным в том случае, если никакие иные акты, а также трудовой договор не содержат условий о порядке начисления премий и дополнительных выплат.
  3. График сменности. Становится обязательным, если организация работает по сменам. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Что такое сменный график работы по ТК РФ».(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
  4. Положение о хранении коммерческой тайны. Его необходимо применять в том случае, если в трудовом соглашении с работником прописываются условия, а также перечень указаний, которые входят в коммерческую тайну.
  5. Документация, относящаяся к иностранным работникам, а также к правилам их приема. При наличии таких работников должны обязательно присутствовать следующие документы:
    • уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
    • трудовая книжка установленного образца (ч. 1 ст. 66 ТК РФ);
    • документы об образовании;
    • документы, подтверждающие законность нахождения такого лица на территории РФ;
    • документы, свидетельствующие о законности осуществления трудовой деятельности;
    • иные бумаги, необходимые в силу специфики деятельности предприятия.

Составление кадровых документов с нуля для ООО требует анализа учредительных документов, а также деятельности, которой организация собирается заниматься, и контингента работников, которых планируется нанимать. С 2017 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
  • Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
  • Инструкция по технике безопасности.
  • Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

  • График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
  • График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
  • Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

  • положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
  • должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
  • инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
  • альбом форм документов по учету кадров;
  • положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
  • положение о персонале;
  • коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

  • прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
  • далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
  • личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
  • трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

  • о приеме работника на работу – форма Т-1;
  • о приеме работников на работу – форма Т-1а;
  • о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
  • О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
  • о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
  • о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
  • о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
  • о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
  • о направлении работника в командировку – форма Т-9;
  • о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
  • о поощрении работника – форма Т-11;
  • о поощрении работников – форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

  • о совмещении должностей (профессий);
  • о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
  • о возложении взысканий;
  • о досрочном снятии взысканий;
  • об изменении персональных данных работника;
  • о присвоении разряда;
  • о привлечении к сверхурочным работам;
  • о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
  • о дежурствах;
  • об установлении или снятии персональных надбавок;
  • об изменении режима работы.
Читать еще:  Ликвидация предприятия порядок действий увольнения сотрудников

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

  • об утверждении штатного расписания;
  • о внесении изменений в штатное расписание;
  • о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
  • о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
  • об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

  • командировочное удостоверение – форма Т-10;
  • служебное задание – форма Т-10а;
  • записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
  • записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
  • акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

  • простейший – в журналах;
  • более совершенный – с помощью картотеки;
  • и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

  • Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
  • журнал регистрации личных карточек (Т-2);
  • журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
  • журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
  • журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

  • Сверхурочные работы;
  • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
  • предоставленные работникам отгулы и т.д.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

  • окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
  • истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
  • ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
  • помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.

Какие кадровые документы должны быть у юрлица?

Став частным предпринимателем, любой работодатель обязан вести трудовые взаимоотношения с сотрудниками, которые отражаются в кадровых документах. Вся эта документация в полном объеме должна храниться у юридического лица. Какая документация относится к кадровой, будет детально рассмотрено в этой статье.

Список кадровых документов

Основное предназначение кадровых документов заключается в обеспечении прозрачности трудовых отношений. Учитывая такое назначение, кадровая документация, содержащаяся у юридического лица (ООО, ЗАО и т.д.), подчиняется определенным правилам, соблюдение которых гарантирует порядок и стабильность. С ее помощью администрации предприятия легче управлять персоналом. Благодаря этим документам обеспечивается более точная регламентация перечня обязанностей и прав, которые в полной мере отвечают всем требованиям заинтересованных в трудовых отношениях сторон.

Поэтому правильное оформление и ведение кадровой документации дает возможность частному предпринимателю адекватно, с точки зрения юридической стороны вопроса, выстроить взаимоотношения со всеми своими сотрудниками, а также избежать возникновения рисков при разрешении определенных трудовых споров. Не стоит забывать, что именно эта документация является предметом внимания сотрудников различных контролирующих органов. К ним относятся МВД, Пенсионный фонд, трудовая инспекция налоговой инспекции и др.

На данный момент бывает сложно определить полный список кадровой документации, необходимой для юридического лица (будь то ООО, ЗАО и т.д.). Окончательный перечень подобного рода документации определяется рядом факторов, к которым относятся:

  • область деятельности юрлица;
  • перечень условий труда;
  • регион;
  • личные пожелания работодателя.

Однако, несмотря на это, существует определенный список документов, которые являются обязательными и должны быть вне зависимости от вышеприведенных обстоятельств.

Обязательный список кадровых документов включает:

  1. документацию по личному составу;
  2. книги и журналы по учету;
  3. нормативные акты;
  4. распорядительную документацию.

Рассмотрим более детально каждый из них.

По личному составу

Данная группа документов оформляется вследствие исполнения кадровой службой своих прямых обязанностей. Подобная документация имеет определенную привязку к конкретному сотруднику и поэтому отражает всю специфику занимаемой им должности, профессии, результатов трудовой деятельности, условий принятия на работу и т.д.

В эту категорию входят следующие виды документов:

  • распорядительная документация;
  • документы, которые подтверждают трудовую деятельность конкретного сотрудника;
  • внутренняя и официальная переписка;
  • расчетно-информационные документы;
  • книги или журналы по учету и регистрации документации.

При этом все документы, причисляемые к каждой из приведенных групп, обладают определенной спецификой. Они предназначаются для конкретных целей и поэтому по-разному разрабатываются, вводятся в действие, а также утверждаются.

К категории документации, которая подтверждает трудовую деятельность всех сотрудников, относятся:

  1. трудовой договор;
  2. трудовая книжка;
  3. справка, подтверждающая наличие трудовой деятельности;
  4. различные приказы, свидетельствующие о принятии сотрудника на конкретную работу или о его увольнении (копии).

Все они максимально достоверно отражают имеющийся у работника трудовой стаж. Данное обстоятельство очень важно, так как любой вид стажа будет учитываться при расчете будущего пенсионного государственного обеспечения сотрудника, а также при назначении выплат, которые оформляются по ограниченной нетрудоспособности при сохранении рабочего места. Также с их помощью заносятся сведения о совместительстве.

К расчетно-информационной документации, которая содержит в себе учетные сведения индивидуальных данных каждого сотрудника, входят:

  • личная карточка сотрудника;
  • табель по учету установленного рабочего времени;
  • штатное расписание;
  • личные дела.

Здесь закрепляется вся информация, которая касается трудовой деятельности конкретного работника. Их форма унифицирована.

Наиболее часто в обязательный список кадровой документации, которая касается личного состава, входят:

  1. трудовой договор;
  2. штатное расписание;
  3. правила, принятые для внутреннего трудового распорядка;
  4. положения, разработанные для оплаты труда;
  5. основания к приказам;
  6. документация воинского учета;
  7. документация образовательного плана (дипломы, сертификаты и т.д.);
  8. документы, требуемые в пенсионном фонде;
  9. приказы унифицированной, а также произвольной формы;
  10. график отпусков;
  11. должностные инструкции для сотрудников. В случае, если предприниматель не прописал их в заключенном трудовом договоре, но сделал только ссылку на определенную должностную инструкцию;
  12. график, в котором указана сменность сотрудников. Нужен, если деятельность носит посменный характер;
  13. список должностей, установленных для сотрудников, которые имеют ненормированный рабочий день;
  14. положения и обязательства, разработанные для защиты личных данных;
  15. договор о коллективной индивидуальной/полной материальной ответственности – нужен, если работают люди, несущие материальную ответственность.

В список кадровых документов, применяемых для личного состава, связанного со спецификой практической деятельностью, могут входить:

  • нормы труда;
  • документы, свидетельствующие о прохождении необходимых периодических/предварительных медосмотров;
  • положения, содержащие информацию об охране имеющихся коммерческих тайн;
  • положения о назначении премий, надбавок и т.д.

Вышеприведенный список не является окончательным и исчерпывающим, так как при формировании трудовых взаимоотношений между юридическим лицом и сотрудниками может возникнуть потребность в оформлении других типов документов.

Журналы и книги учета

Одними из важных кадровых документов, оформляемых юридическим лицом, (в частности ООО) являются книги и журналы по контролю и учету.

Они должны быть на предприятии для ведения учета всей кадровой документации: личных дел, удостоверений личности, трудовых книжек, различных приказов по кадрам и прочее.

Правильным считается только тот учет документации, при котором обеспечивается присвоение конкретного номера и имеется отметка о проведенной дате регистрации. Только таким образом они будут иметь юридическую силу. Юридическое лицо может использовать их в качестве аргументов при возникновении трудовых спорных вопросов.

При помощи журнала регистрации отдел кадров ведет учет следующих групп документов:

  1. всех оформленных трудовых договоров;
  2. изданных приказов о приеме/увольнении/переводе сотрудников;
  3. приказов, подтверждающих факт предоставления работодателем отпусков сотрудникам;
  4. приказов, подтверждающих факт оформления командировок и командировочных удостоверений;
  5. нормативных локальных актов;
  6. служебных заданий;
  7. приказов о наложении определенных дисциплинарных взысканий или, наоборот, поощрений;
  8. учета мероприятий, проводимых в целях контроля;
  9. книги, осуществляющей учет передвижений вкладышей к трудовым книжкам, а также их самих;
  10. приходно-расходной книги, в которой ведется учет бланков трудовых книжек и ее вкладышей;
  11. информации о выданных личному составу справок;
  12. учета выданных больничных листов;
  13. учета нештатных ситуаций, произошедших на производстве.

Форма ведения книг и журналов утверждается официальными органами. Хотя возможно и самостоятельная разработка организацией соответствующей формы.

Нормативные акты

Еще одним важным видом кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой частной организации, являются нормативные акты.

По действующему Трудовому кодексу России, в перечень необходимых для юрлиц нормативных локальных актов входят:

  • штатное расписание;
  • правила, установленные для трудового распорядка;
  • документы, устанавливающие процедуру обработки всех личных данных работников, их обязанности и права в данной сфере;
  • график сменности, который оформляется для отдельной группы сотрудников. Там должна быть указана заранее определенная продолжительность установленного рабочего дня;
  • график отпусков;
  • инструкции и правила, разработанные по охране труда. Согласно ним, работодатель должен обеспечить своих сотрудников надлежащими условиями для безопасного ведения трудовой деятельности.
Читать еще:  Какую ответственность несет учредитель ООО перед налоговой

Именно эти акты в числе первых проверяются инспекторами сферы охраны труда. Некоторые нормативные акты могут входить и в перечень документации по категории «личный состав». Все зависит от специфики функционирования конкретного предприятия.

Распорядительные документы

Последними в списке, но не таковыми по значению, идут распорядительные документы. К ним относятся любые распоряжения, а также приказы от руководителя. Благодаря им он может реализовывать свои полномочия, направленные на обеспечение функционирования предприятия.

Распоряжения бывают двух типов:

  1. выданные на основании деятельности предприятия. Сюда входят приказы, изданные по определенным производственным вопросам, порядок осуществления аттестаций, инструкции, выданные по делопроизводству;
  2. выданные по личному составу. Сюда входят приказы, изданные при переводе/приеме/увольнении сотрудника, дисциплинарные взыскания/поощрения.

Первый тип охватывает работу организации в целом, а второй – сферу, непосредственно связанную с самой трудовой деятельностью сотрудников. Подобная документация ведется по типовой и обычной форме, которая утверждена действующим законом.

Оформив должным образом кадровую документацию, можно избежать множества проблем, как с собственными сотрудниками, так и с проверяющими государственными органами.

Видео «Как правильно заполнить кадровые документы»

На видео юрист рассказывает о том, как издать приказ о приеме на работу и как оформить личную карточку на работника.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2019 году

Автор: Руфина Хакимова
руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно!

С целью экономии на страховых взносах многие заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников. Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие продолжат вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки. Как правило, книжки ведет руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ).

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Важно!

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность ( ст. 234 ТК РФ )

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Штатное расписание. В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы ( ст. 15 , 57 ТК РФ ).

Важно!

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции. С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно!

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника.

Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка. В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. ( ст. 189 ТК РФ ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков. Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ . График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных. Также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании ( Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ , ст. 88 ТК РФ ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Документ составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных. Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. ( ст. 13.11 КоАП РФ ).

Положение об оплате труда. Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. ( ст. 135 ТК РФ ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени. Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником ( ст. 91 ТК РФ ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Документ об утверждении формы расчетного листка. При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы. Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Мы в свою очередь можем предложить вам услугу ведения кадровых документов. Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нам, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы, а спокойно заниматься бизнесом.

Звоните, пишите – мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector