Какие кадровые документы должны быть у ИП

Приводим в порядок кадровые бумаги

Документы по персоналу — «головная боль» бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.

Во многих организациях бухгалтеру помимо своих основных обязанностей приходится выполнять функции кадровика. А именно, оформлять различные приказы по персоналу, заполнять табели учета рабочего времени, составлять графики отпусков, делать записи в трудовых книжках. Поток кадровых документов огромен, но далеко не хаотичен. Все их можно разбить на три группы: обязательные для всех, обязательные при определенных обстоятельствах, имеющие рекомендательный характер. В разрезе этих блоков и предлагаем вести наш разговор.

Без них не обойтись

Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.

А вот обязанность составлять положение о защите персональных данных работников в Трудовом кодексе прямо не прописана. Однако, там есть ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все сотрудники фирмы (*1). Из этого можно сделать вывод, что данное положение также должно быть в организации.

Список всех обязательных документов приведен в таблице.

Форма N Т-1 (Т-1а)
Форма N Т-5 (Т-5а)
Форма N Т-6 (Т-6а)
Форма N Т-8 (Т-8а)

Форма N Т-11 (Т-11а)

Форма N Т-49
Форма N Т-60

Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.

Договор трудовой — документ непростой.

Итак, законодательство не предусматривает какого-либо унифицированного бланка трудового договора. Однако, его форма и содержание четко регламентированы. Во-первых, контракт должен быть оформлен письменно. Причем даже в тех случаях, если его составляют спустя определенное время, после того как сотрудник был допущен к работе. Во-вторых, договор должен содержать обязательные сведения и условия. Напомним, что они установлены статьей 57 Трудового кодекса. В качестве образца трудового договора можно взять бланк, рекомендованный Минтрудом России (*2). Однако, как напомнил Роструд, использовать данные рекомендации следует только в части, не противоречащей кодексу (*3).

Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).

Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является порядок оплаты труда.

В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц (*6).

Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада.

Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера.

Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки (оклада) иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием.

При изменении размера тарифной ставки (оклада) работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись.

Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая «первичка» предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка «основание» приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).

Книжные тонкости

Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности. Это трудовая книжка. Мы поговорим:

  • о порядке оформления трудовой;
  • о внесении записей при увольнении;
  • о правилах исправления в трудовой.

Как известно, компания должна заполнять трудовую книжку каждому сотруднику, если:

  • он проработал в ней свыше 5 дней;
  • это место работы для него основное (*8).

Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, «переносить» в новую трудовую «заграничный» стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.

А получать ее иностранец будет в своем государстве. Значит, в российской трудовой книжке записи из «заграничной» не нужны (*9).

А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников? Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант. Запись можно оформить, к примеру, так: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Это что касается расторжения бессрочного трудового договора. Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен?

Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).

Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки. Опишем кратко, как действовать в такой ситуации.

Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.

Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

В графе 4 книжки делают ссылку на соответствующий приказ (*11). Затем в трудовую вносят сведения об увольнении (переводе). Блок записей, в том числе внесенные изменения, «закрывают» печатью и подписями.

Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной.

Обязательны, но не для всех

Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.

Какие кадровые документы должны быть у ип

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Какие кадровые документы должны быть у ип». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Бытует мнение, что отмена кадрового учёта для маленьких компаний и ИП позволяет совершенно не думать о нём. Однако это далеко не всегда верно. Некоторые предприниматели обязаны составлять целый ряд документов.
В связи с этим важно тщательно разобраться в этом вопросе.

  1. Когда ИП нужно вести кадровый учёт
  2. Обязательная документация по кадрам
  3. Ведение трудовых книжек у ИП
  4. Ответственность предпринимателя
  5. Кадровый учёт ИП на аутсорсе

В результате нашей компетентной работы учет кадров каждого клиента приводится в соответствие действующему законодательству. Если учет ранее не велся, мы можем помочь выполнить восстановление. Мы ориентированы на индивидуальный подход к каждому клиенту и стремимся поддержать лояльную ценовую политику.

Что такое личное дело сотрудника

Оформление на работу, перевод на другую должность, увольнение, премирование, командировки должно сопровождаться оформлением определенных документов.

Кадровый учет у ИП с наемными работниками складывается из следующих, обязательных к ведению, документов:

  • Трудового договора;
  • Приказа о приеме на работу;
  • Личной карточки работника;
  • Трудовой книжки;
  • Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
  • Приказа о предоставлении отпусков;
  • Графика отпусков;
  • Приказа о премировании работников;
  • Приказа о прекращении трудовых отношений с сотрудником;
  • Правил внутреннего распорядка;
  • Штатного расписания;
  • Книги учета движения трудовых книжек;
  • Книги учета приказов и иных кадровых документов;
  • Командировочных документов;
  • Договора о полной материальной ответственности (если работа сотрудника сопряжена с материальными ценностями);
  • Графика сменности (если сотрудник принят на сменную работу);
  • Положения о коммерческой тайне;
  • Должностной инструкций;
  • Иных документов, обязательных к ведению в связи со спецификой деятельности ИП.
Читать еще:  Может ли нерезидент открыть ИП в России

Декларация по НДС:

  • сдается до 25 числа, которое следует за истекшим кварталом;
  • принимается на сдачу исключительно в виде электронного документа;
  • оплата по налогу перечисляется каждый квартал.

Выписка из ЕГРИП для ИП – также один из самых важных документов. Какие кадровые бумаги должен иметь ИП? Каждый предприниматель как работодатель обязан иметь следующие кадровые документы:

  • договор в двух экземплярах;
  • личные карточки своих работников по форме Т-2;
  • штатное расписание с графиком оплачиваемых отпусков;
  • должностную инструкцию;
  • правила распорядка внутри предприятия.

К документам, необходимым для учета, относятся трудовые книжки, карточки работников, изданные приказы, объяснительные записки, заявления и командировочные удостоверения.

Важно правильно отражать соответствующие сведения в трудовой книжке: увольнение, приём на работу, перевод на другую должность должны обязательно указываться в ней.

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.

Обязательные кадровые документы ИП должны быть составлены в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Для микропредприятий и ИП отменили кадровый учет

Ответственность по КоАП РФ следует за:

  • Работу без заключения трудового договора или уклонения от его заключения (штраф от 5 000-20 000 руб., если ранее ИП был привлечен к ответственности за аналогичное правонарушение штраф вырастет в несколько раз и составит от 30 000 до 40 000 руб.);
  • Необоснованный отказ в заключении коллективного договора (соглашения) – 3000 – 5 000 руб.
  • Незаконное привлечение иностранной рабочей силы, в том числе не уведомление миграционной службы о приеме на работу (увольнении) граждан иностранного государства и лиц без гражданства – штраф зависит от уровня квалификации принятого на работу сотрудника и места ведения деятельности;
  • Нарушение порядка сбора, хранения и использования информации о сотруднике – 500-1 000 руб.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний.

Рассмотрев вкратце как вести кадровый учет ИП, какие существуют способы и какая ответственность наступает за нарушение трудового законодательства, подведем итоги:

  • К/у обязателен как для юрлиц, так и для ИП, если они имеют наемный персонал;
  • Нарушение порядка ведения к/у грозит предпринимателю серьезными штрафами;
  • В зависимости от вида деятельности состав документации обязательной к ведению различен;
  • Вести к/у ИП может самостоятельно, с помощью интернет — ресурсов или с привлечение компании в порядке аутсорсинга.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.

Какие кадровые документы должны быть у ИП?

Ведение кадрового делопроизводства при наличии наемных сотрудников обязательно, как для , вне зависимости от применяемой формы налогообложения и количества сотрудников в штате. Учет по кадрам должен вестись в установленном порядке, несоблюдение или нарушение которого грозит предпринимателю серьезными штрафами.

Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате.

В случае если ИП относят к категории Единого налога по сельскому хозяйству (ЕСХН), то он становится обязанным вести такие же документы, как и предприниматели при упрощенной системе налогообложения, а именно декларацию и КУДиР. ЕНВР Если вы выбираете Единый налог на вмененный доход (ЕНВР), независимо от размеров вашего заработка вы станете оплачивать установленные 15% от вмененных доходов.

Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно.

Выбрав эту систему отчетности, из общего перечня документов нужно представлять:

  • Налоговую декларацию, которую нужно сдавать каждый квартал до начала второй декады того месяца, следующего за отчетным периодом.
  • Учет таких показателей, как количество сотрудников и площадь торгового места.

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.

Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы ­деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

Рассмотрев вкратце как вести кадровый учет ИП, какие существуют способы и какая ответственность наступает за нарушение трудового законодательства, подведем итоги:

  • К/у обязателен как для юрлиц, так и для ИП, если они имеют наемный персонал;
  • Нарушение порядка ведения к/у грозит предпринимателю серьезными штрафами;
  • В зависимости от вида деятельности состав документации обязательной к ведению различен;
  • Вести к/у ИП может самостоятельно, с помощью интернет – ресурсов или с привлечение компании в порядке аутсорсинга.

Документ, который регламентирует оформление большего числа кадровых документов, — это постановление Госкомстата РФ.

Как только трудовой договор подписан, у маленьких компаний, а также ИП возникает необходимость вести учёт. При этом важно следовать действующему законодательству. Несоблюдение его положений, а также отсутствие необходимых кадровых документов, грозит работодателю привлечением к ответственности, в том числе уголовной.

Несмотря на то, что сегодня действует закон об упрощении кадровых документов, формулировки в нём достаточно размыты.
Принимаемый на работу должен иметь на руках трудовую книжку. Если же он устраивается впервые, то в соответствии с установленными нормами ИП должен оформить ему новую трудовую книжку и сделать в ней первую запись о приеме на работу. Новый документ может быть выдан работнику только на основании заявления, в котором указана причина его отсутствия.

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью.

Оформляется для расчёта и начисления зарплаты работникам. Используется вместе с платёжной ведомостью (форма Т-53).

Для того чтобы кадровый учет у индивидуального предпринимателя проходил максимального точно, необходимо грамотно подходить к оформлению необходимых документов.

ИП? Каждый ИП как работодатель должен иметь ключевые кадровые бумаги.Оформление сотрудников на работу при любой форме ИП подразумевает наличие отчетности в виде следующих документов:

  • Контракт в двух экземплярах
  • Приказ о приеме сотрудника на работу
  • Должностная инструкция
  • Штатное расписание и график оплачиваемых ежегодных отпусков
  • Правила внутреннего распорядка
  • Личные карточки сотрудников по форме Т-2

ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

В том случае если руководство организации решает самостоятельно вести учёт, сначала назначается ответственное лицо или создаётся отдел кадров.

Но главное, когда контролирующие органы проверяют предприятие, хозяин будет спокоен, если все учетные документы подтверждают, что все хозяйственные операции по осуществлению предпринимательской деятельности ведутся добросовестно и не выходят за рамки закона.

Устанавливает, какие документы необходимы для оформления трудовых отношений (приём на работу, расторжение договора, отпуск и т. д. в ст. 67, 68, 84). Заявляет о необходимости установить правила внутреннего трудового распорядка и применять графики отпусков (ст. 123, 190).

Своевременно и грамотно составленная отчетность — обязательное условие для долгой жизни любого малого и среднего бизнеса.

Учет по кадрам должен вестись в установленном порядке, несоблюдение или нарушение которого грозит предпринимателю серьезными штрафами.

Организационные. К таким относятся всевозможные журналы кадрового учёта. В них регистрируются различные документы – приказы, договора, командировочные удостоверения, трудовые книжки и другие.

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем. При необходимости также можно оформить положение о коммерческой тайне, соглашение о материальной ответственности и т. д.

Какие кадровые документы являются обязательными для ип?

Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2019 году

В этот перечень входят важные инструкции, графики, правила и приказы

Согласно актуальным требованиям ТК, в перечень кадровой документации, которую обязаны вести юридические лица, входят:

  • правила трудового распорядка внутри компании;
  • документы о защите персональных данных;
  • штатное расписание компании;
  • трудовые договоры с каждым штатным работником;
  • должностные инструкции на каждую позицию;
  • трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
  • положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
  • табель учёта рабочего времени и выходных дней;
  • графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
  • приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
  • приказы по основной деятельности предприятия;
  • личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
  • договоры о материальной ответственности штатного работника;
  • книга учёта проверок контролирующих ведомство;
  • протоколы заседаний;
  • книги инструктажа техбезопасности;
  • журнал прохождения обязательных медосмотров;
  • книга актов о несчастных случаях.

Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.

Чем грозит несоблюдение правил ведения кадрового документооборота

Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового документооборота чревато для юридических лиц применением административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу наложения финансовых штрафов.

Так, согласно Статье 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо будет вынуждено заплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей за выявленное нарушение в оформлении документа, либо же его отсутствие. Если прецедент будет зафиксирован повторно, штраф существенно увеличится, и его диапазон будет составлять от 50 до 70 тыс. рублей.

Нормативные положения декларируют конкретный список бумаг, которые должны быть в организации исходя из её статуса и формы собственности. Ответственность за сохранность кадровой документации лежит на уполномоченных инспекторах организации, либо же — на самом руководителе ввиду отсутствия в компании отдела кадров. Несоблюдение требований кадрового документооборота сопряжено с угрозой санкционных мер в отношении такой организации.

Ведение кадрового делопроизводства при наличии наемных сотрудников обязательно, как для ИП, так и для ООО, вне зависимости от применяемой формы налогообложения и количества сотрудников в штате.

Учет по кадрам должен вестись в установленном порядке, несоблюдение или нарушение которого грозит предпринимателю серьезными штрафами.

Рассмотрим вкратце из каких документов складывается данный учет, какие существуют способы его ведения и какая ответственность следует за нарушение норм трудового законодательства, также рассмотрим как происходит прием на работу сотрудника.

Кадровый учет для ИП (далее к/у) является обязательным в случае, если он имеет наемный персонал.

Читать еще:  Нужен ли юр адрес для ИП

Оформление на работу, перевод на другую должность, увольнение, премирование, командировки должно сопровождаться оформлением определенных документов.

Отсутствие к/у или ошибки в его ведении грозят предпринимателю штрафными санкциями, предусмотренными административным, уголовным и трудовым законодательством.

  • Ведение документации;
  • Поиск персонала;
  • Разработка приказов, инструкций, справок и иных документов по личному составу;
  • Начисление з/п, больничных, отпускных, командировочных и иных выплат;

Способы ведения к/у

  • Самостоятельно;
  • С помощью интернет сервисов «Мое дело» и др.;
  • С привлечением сторонней компании (по аутсорсингу)

Кадровый учет у ИП с наемными работниками складывается из следующих, обязательных к ведению, документов:

  • Трудового договора;
  • Приказа о приеме на работу;
  • Личной карточки работника;
  • Трудовой книжки;
  • Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
  • Приказа о предоставлении отпусков;
  • Графика отпусков;
  • Приказа о премировании работников;
  • Приказа о прекращении трудовых отношений с сотрудником;
  • Правил внутреннего распорядка;
  • Штатного расписания;
  • Книги учета движения трудовых книжек;
  • Книги учета приказов и иных кадровых документов;
  • Командировочных документов;
  • Договора о полной материальной ответственности (если работа сотрудника сопряжена с материальными ценностями);
  • Графика сменности (если сотрудник принят на сменную работу);
  • Положения о коммерческой тайне;
  • Должностной инструкций;
  • Иных документов, обязательных к ведению в связи со спецификой деятельности ИП.

Нюансы хранения бумаг

Список обязательных документов микропредприятия уменьшен на несколько пунктов в отичиче от крупной корпорации

Микропредприятия, в штате которых числится до 15 человек, а годовой оборот организации не превышает 120 млн рублей, избавляются от необходимости оформлять некоторые кадровые документы. Так, согласно Статье 309.2 ТК РФ, для микропредприятия необязательны:

  • графики рабочих смен специалистов;
  • положение об оплате труда и премировании работников;
  • нормы внутреннего трудового распорядка;
  • прочие локальные документы, регулирующие трудовые отношения.

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Помимо важной документации, которую необходимо иметь, у работодателя есть обязанность хранить материалы надлежащим образом

Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.

Так, некоторые образцы могут храниться по 12 месяцев (например, правила трудового распорядка), в то время как другие бумаги (к примеру, трудовые договоры) не подлежат уничтожению в течение 75 лет.

Кадровые документы для индивидуального предпринимателя

Декларация в форме 3-НДФЛ:

  • представляют в срок до 30 апреля;
  • перечисление налога по итогам года осуществляется до 15 июля;
  • заполнение и сдача декларации возможны в бумажном и в электронном виде.

ИНН ИП – основной документ, но что еще ему необходимо? Декларация, имеющая форму 4-НДФЛ:

  • предъявляется в том случае, если вы имели доходы от предпринимательской деятельности в течение года;
  • сдается не позже 5 дней после завершения того месяца, когда были получены эти доходы.

Декларация по НДС:

  • сдается до 25 числа, которое следует за истекшим кварталом;
  • принимается на сдачу исключительно в виде электронного документа;
  • оплата по налогу перечисляется каждый квартал.

Книга покупок НДС. Речь идет о примерах отражения записей по книгам продаж и счетам-фактурам, где отмечаются коды видов операций.

Если у предпринимателя есть все необходимые кадровые документы, и в них учтены главные особенности работы у данного ИП, то любая, даже очень спорная ситуация, легко разрешима.

Важно Причем законным способом, исключающим финансовые и другие риски. Внимание Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС.

Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги, проч.

расходы). Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно.

Окончательный перечень зависит от сферы ­деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

Параллельно со статусом ИП вы возлагаете на себя ответственность за грамотность составления отчетности в указанные сроки, которая должна быть оформлена в пределах специфики вашего бизнеса.

Какие документы должны быть у ИП? Этот вопрос интересует многих. Список необходимых бумаг, которые обязан вести ИП, бывает определить довольно проблематично, так как он зависит от ряда факторов, таких как сфера деятельности вашего бизнеса, место регистрации организации, условия труда и т.д.

Документы индивидуального предпринимателя как работодателя Когда бизнес невозможен без привлечения дополнительной рабочей силы, становится необходимым ведение дополнительных документов. Наем граждан на работу влечет за собой дополнительную ответственность и составление соответствующей отчетности.

Каждый из этих органов ждет от индивидуального предпринимателя, являющегося работодателем, представления определенного перечня отдельных документов.

Федеральной налоговой службе требуются от ИП с наемными работниками данные по форме 2-НДФЛ до 1 апреля следующего года. Кроме того, необходимо сообщать количество работников до 20 января.

Предлагаю вам главу из книги «Аудит кадровой документации своими силами». Полный список кадровых документов Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации.

Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ.

Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.

Итак, перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права.

Какие кадровые документы являются обязательными для ИП?

Обязательные кадровые документы ИП должны быть составлены в соответствии с действующим трудовым законодательством. Правила составления и ведения кадровой документации должны выполняться не только государственными организациями, но и индивидуальными предпринимателями. Когда кадровая документация ведется в соответствии с установленными нормами, у бизнесменов не возникает недоразумений с набранным штатом сотрудников, особенно если случаются трудовые споры.

Для чего составляется кадровая документация

Но главное, когда контролирующие органы проверяют предприятие, хозяин будет спокоен, если все учетные документы подтверждают, что все хозяйственные операции по осуществлению предпринимательской деятельности ведутся добросовестно и не выходят за рамки закона.

Отчет приходится держать и перед трудовой инспекцией, Пенсионным фондом и другими контролирующими органами. Вполне объяснимо, что всякая индивидуальная деятельность направлена на получение прибыли, и государство не остается в стороне, контролируя предпринимателей, требуя от них в законодательном порядке грамотно составленных бухгалтерских и кадровых документов для ИП. Их состав всецело может меняться в зависимости от деятельности предприятия и всех условий, в которых работают сотрудники.

Индивидуальное предприятие уравнено на сегодняшний день с остальными предприятиями в трудовых правоотношениях, потому кадровые документы в нем обязательны в полном составе и должны быть юридически правильно оформлены.

Какие кадровые документы нужно иметь

Какие кадровые документы должны быть у ИП? Перечень нужных кадровых документов ИП не очень большой. Представленный список не зависит от выбранной формы налогообложения. У всех предпринимателей обязаны быть такие документы, касающиеся кадров:

  • правила, разработанные для внутреннего распорядка;
  • штатное расписание;
  • журналы регистрации, где отмечаются сведения о различных справках, выдаваемых работникам.
  • трудовые договоры, заключенные с подчиненными;
  • табель, в котором учитывается время работы каждого сотрудника;
  • положения и различные инструкции с зафиксированными сведениями об оплате за все проделанные работы, о защите индивидуальных данных каждого сотрудника;
  • коллективный договор;
  • данные о дополнительных финансовых выплатах и премиях;
  • личная карточка каждого наемного работника и его трудовая книжка;
  • отдельная книга, в которую вносятся все передвижения трудовых книжек и вкладышей (в том случае, если они прилагаются);
  • книга учета, в которой указаны даты, когда выдавались бланки трудовых книжек;
  • составленный график отпусков;
  • инструктаж по охране труда и журнал, где отмечается, что каждый сотрудник был ознакомлен с правилами, касающимися охраны труда;
  • журнал, в котором регистрируются все приказы;
  • другие документы на работника ИП.

Этот список возможно продолжить только тогда, когда специфика производства работодателя потребует новых обязательств и возникнет необходимость оформления непредвиденных новых документов.

Для дальнейшей работы, чтобы не возникало никаких трений между руководителем и работником, необходимы кадровые документы, которые облегчают работу всего коллектива. К ним приравниваются:

  1. Должностная инструкция для тех работников, у которых в трудовом договоре не прописаны четко их должностные обязанности, но имеется отсылка на определенную должностную инструкцию.
  2. Составленные графики, указывающие, какой сотрудник работал в какое время суток, если рабочий процесс состоит из смен.
  3. Учет сотрудников, которые имеют ненормированный рабочий день. В ведомости должны быть указаны должности.
  4. Договоры с данными об общей либо индивидуальной материальной ответственности работника/работников. Но это в том случае, если штат состоит из материально ответственных лиц.
  5. Журналы учета, подтверждающие, что работники прошли медицинское освидетельствование и медосмотр показал, что данный сотрудник здоров.
  6. Особое положение, которое предупреждает об ответственности за соблюдение коммерческой тайны. Такое положение при необходимости включают и в трудовой договор.
  7. Положение о денежных вознаграждениях.

Какой формы нужно придерживаться

Бизнесмены вправе оформлять кадровые документы по определенным формам, установленным законом, но они могут это сделать и произвольно. Это зависит от отношений, регулирующихся документами, деятельности предприятия, условий труда.

Приказ, составленный в свободной форме, не нарушает трудовое законодательство, права работников при этом не пострадают, если документ будет со всеми реквизитами, распоряжения составлены грамотно, четко и полно. Каждый работник должен быть вовремя ознакомлен с приказом. Но такая форма может вызвать затруднения с налоговым инспектором, так как есть вероятность нарушения правил учета доходов/расходов. Поэтому придерживаться унифицированной формы все же удобнее.

Документ, который регламентирует оформление большего числа кадровых документов, – это постановление Госкомстата РФ.

Индивидуальный предприниматель, когда принимает людей на какую-либо определенную должность, возлагает на себя большую ответственность за их нормальное состояние на предоставленном рабочем месте. Точно так же он отвечает и за те документы, которые ему были доверены и которые существуют на предприятии. Они должны храниться правильно, с учетом сроков, которые определяют законы и акты государства.

Предпринимателю не вменяется создавать бухгалтерию, как на государственном предприятии, но документооборот и налоговый учет должны быть в идеальном порядке. Чтобы бизнес процветал, конечно, не обойтись без профессионального персонала, высококлассного оборудования, но если не налажена организация ведения документации, многие фирмы из-за этого терпят фиаско.

Если кадровая документация отсутствует вовсе, проверяющим органам невозможно оценить трудовую деятельность предприятия, а у работника могут возникнуть большие проблемы, когда, например, потребуется начислять пенсию. Поэтому отсутствие этих бумаг, возможно, расценят как нарушение законодательства о труде.

Ошибки при оформлении кадровой документации расцениваются контролирующими органами как нарушение трудовых прав работающих на частном предприятии.

Такие ошибки приводят к административной ответственности.

ИП, которые допускают неправильные условия хранения, ведения, учета либо использования документов, нарушение норм, с помощью которых регулируется их получение, обработка и защита персональных данных каждого работника, привлекаются к дисциплинарной или материальной ответственности.

Читать еще:  Коэффициент мобильности оборотных средств формула по балансу

Кадровый документооборот предпринимателя

  • Румынина В.В. | руководитель Департамента HR-аудита консалтинговой компании «Human Profit»

К онечно, выполнение новых требований Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) и принятых в соответствии с ним нормативных актов (которые будут рассмотрены ниже) потребует от предпринимателя дополнительного времени и внимания. Тем не менее сложившееся после принятия поправок положение дел ему во многом выгодно. Во-первых, он сможет юридически грамотно выстроить взаимоотношения с персоналом. Во-вторых, предприниматель минимизирует риски по трудовым спорам. В-третьих, кадровые документы интересуют различные проверяющие инстанции (трудовую инспекцию, МВД, налоговиков). Поэтому просто необходимо вести их правильно.

Обязательный перечень

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно. Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы ­деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов прямо определена в ТК РФ. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые книжки – статьей 66, создать Правила внутреннего трудового распорядка – статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например, Положением о персональных данных (Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных») или Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

К документам, которые обязательно должны быть в наличии ­у предпринимателя, можно отнести:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Трудовые договоры с работниками.
  3. Штатное расписание.
  4. Приказы по основной деятельности.
  5. Приказы по личному составу.
  6. Личные карточки работников.
  7. График отпусков.
  8. Табель учета рабочего времени.
  9. Трудовые книжки работников.
  10. Положение о защите персональных данных работников.
  11. Инструкции по охране труда.
  12. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
  13. Книгу учета выдачи бланков трудовых книжек.
  14. Журналы учета прохождения инструктажа по охране труда.
  15. Журналы регистрации приказов.
  16. Журналы регистрации выданных справок работникам.

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у предпринимателя-работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например, свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

Ведение ряда кадровых документов может стать для предпринимателей обязательным. К таким документам можно отнести:

  1. Должностные инструкции работников (в случае если индивидуальный предприниматель предпочел по каким-то причинам четко не прописывать в трудовом договоре обязанности работника, ­а сделал в нем ссылку на соответствующую должностную инструкцию).
  2. Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у предпринимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).
  3. График сменности работников (если работа носит сменный характер).
  4. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников предпринимателя не нормирован).
  5. Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).
  6. Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).

Оформление

Предприниматели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Данным по­становлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят ­в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД) 1 .

Полный перечень документов, входящих в УСПУД

Перечисленные унифицированные формы, согласно постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ. Они были приняты еще до того момента, когда ТК РФ приравнял индивидуальных предпринимателей к юридическим лицам. Иначе говоря, раньше обязанность применять унифицированные формы напрямую распространялась только на организации, а предприниматель мог их игнорировать ­и оформлять кадровые документы в произвольной форме.

Однако даже до принятия поправок в ТК РФ многие дальновидные предприниматели, прежде всего те, которые не применяли упрощенку, использовали унифицированные формы, указанные в УСПУД. Причиной такого их решения был пункт 9 приказа Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. № 86н/БГ-3-04/430 «Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей», согласно которому выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, должно подтверждаться первичными учетными документами.

Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения, увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономразвития РФ.

Составляя приказ в произвольной форме, предприниматель не нарушит трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом (распоряжением). Однако будет грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем придумывать свою собственную.

Единственная проблема, с которой сталкиваются (и будут сталкиваться) индивидуальные предприниматели, решившие использовать унифицированные формы для оформления своей кадровой документации, заключается в следующем. Все унифицированные формы разработаны под организации, то есть они имеют реквизит «Наименование организации», но ни у одной нет реквизитов «Наименование организации или индивидуального предпринимателя» либо имеется только «Наименование индивидуального предпринимателя». Однако предприниматель может легко доработать эти формы «под себя».

Согласно постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 в утвержденные унифицированные формы организация при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. Конечно, в постановлении речь идет об организациях, однако представляется допустимым в данном случае, системно истолковав правовые нормы с учетом последних поправок в ТК РФ, признать, что предприниматель, использующий унифицированные формы, также может внести в них необходимые изменения. При доработке важно соблюдать два правила:

1. При внесении изменений не удалять «родные» реквизиты той формы, которая была взята за основу (включая код, номер формы, ­наименование документа).
В этом случае заголовочная часть каждой унифицированной формы, применяемой предпринимателем, будет выглядеть следующим образом:

2. Внесенные изменения оформить соответствующим приказом.
Образец приказа приводится в Примере 1.

Отметим, что унифицированные формы документов, несмотря на их количество, не в полной степени охватывают документирование многочисленных кадровых ситуаций. Многие важные и достаточно типичные моменты, возникающие в процессе документирования трудовых отношений, не нашли своего отражения в УСПУД. Поэтому в случае, когда необходимо оформить приказ, а унифицированной формы для него нет, приказ оформляется в обычной, «текстовой», форме по правилам другой унифицированной системы документации – Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) 2 . Подробно правила составления приказов по УСОРД и УСПУД, равно как и оформления всех иных необходимых документов в сфере кадрового документооборота, будут описаны в следующих номерах журнала.

Ответственность за ведение и сохранность кадровой документации

Наш опыт работы свидетельствует, что некоторые предприниматели недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и требований к ведению кадрового документооборота. Между тем следует отметить, что установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ).

Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ, Инструкции по ведению трудовых книжек, других законов и подзаконных актов. Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. То есть если предприниматель, например, не заключает трудовые договоры с работниками или не ведет трудовые книжки, то на него может быть наложен штраф в размере до 5 000 руб. или его деятельность может быть приостановлена на срок до девяноста суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

В ряде случаев ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это предприниматель будет привлечен как к административной ответственности по указанной статье, так и к материальной ответственности – в случае, если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов – трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.). За это предпринимателю грозит штраф до пятисот рублей.

Наконец, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 90 ТК РФ).

Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируется Госархивом РФ и Роструд­инспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки. Можно с уверенностью сказать, что в связи с указанными в начале статьи поправками, введенными в ТК РФ, в скором времени проверяющие зачастят с визитами к предпринимателям.

Итак, подведем предварительные итоги:

  1. После поправок, внесенных в ТК РФ и введенных в действие с октября 2006 г., предприниматели обязаны вести кадровую документацию в том же объеме, в котором это делают юридические лица.
  2. Существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предпринимателя. Наличие этих документов прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
  3. За отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов индивидуальный предприниматель может быть привлечен к гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим ­законодательством РФ.

Как оформить прием сотрудника на работу и примеры необходимых для этого документов вы найдете в следующем номере.

Унифицированная система документации – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Вернуться назад

Требования по оформлению документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, регламентируются ГОСТом Р 6.30-2003. Вернуться назад

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector