Содержание

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел. Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации. Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.

Ответственность за хранение документов при ликвидации

После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.
  2. Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.

При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании.

При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом.

Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (образец договора). При передаче документов составляется соответствующий акт следующего вида.

Подготовка документов к архивации

Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки. Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

  1. Структуризация дел. Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.
  2. Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.
  3. Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.
  4. Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется отдельный бланк. В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.
  5. Обложка дела. Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела. Формат ее оформления имеет следующий вид.

Интересно, для чего необходима публикация сведений о ликвидации юридического лица, и что происходит при закрытии фирмы, вне зависимости от того, как она происходила добровольно или принудительно? Читайте по этому адресу.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Согласно законодательству выделяются три вида документов, связанных с деятельностью организации:

  1. Документы постоянного хранения.
  2. Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.
  3. Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.

Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

  • Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
  • Структура ООО, расписание работы.
  • Документы, посвященные ценообразованию.
  • Акты уничтожения документов.
  • Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
  • Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
  • Устав.

Ко второй группе относятся:

1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

Данные документы включают в себя:

  • Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
  • Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
  • Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
  • Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
  • Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
  • Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

2. Историческую справку.

Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

  • Название, юридический адрес и контактные данные ООО.
  • Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие (покупку) ООО.
  • Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.
  • Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства или владения долей, номера приказов о зачислении, увольнении, входа и выхода из состава ООО.
  • Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.
  • Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.
  • Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.
  • ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.

Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

В эту группу включают:

  • Приказы о командировках, отпусках, отгулах, административных, сверхурочных работах.
  • Документы с информацией о закупках материалов на нужды организации.
  • Акты приема выполненных работ.
  • Прочие документы, не несущие существенной, важной информации.

При необходимости воспользоваться информацией, содержащихся в переданных на хранения документах, можно обратиться в Архивы или их представительства. По требованию выдают справки, имеющие юридическую силу. Также возможно получение копий постановлений, приказов и положений ликвидированной организации.

Следует учитывать, что распределение имущества ООО при ликвидации представляет собой процесс, во много раз превосходящий по сложности процедуру перехода имущества к ООО в момент организации. Читать далее.

Что такое ликвидация через оффшор? Иногда возможность осуществления ликвидации по данной схеме имеет некоторые минусы, риски и затруднения. Узнайте об этом по ссылке.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Сроки хранения документов ооо после ликвидации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Сроки хранения документов ооо после ликвидации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Их нужно будет уничтожить. Сроки хранения документов после ликвидации ООО прописаны законодательно и рассмотрены в этой статье.

Одним из наиболее трудоемких, затяжных и в то же время очень важных этапов ликвидации компании является процесс подготовки и передачи в архив всех необходимых документов. Поэтому нужно следовать установленной процедуре, чтобы документы после ликвидации ООО сохранились в надлежащем виде.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Работники ФСБ не могут покидать пределы России, за исключением служебных командировок. Сведения, изложенные в заявке, отличаются от фактических. Если во время проверки будет выявлен этот факт — в получении будет отказано. Во всех остальных случаях затруднений в оформлении не будет. Важно правильно заполнить анкету с указанием фактических данных.

Существует множество типов обязательств — от просрочки по выплате кредита до несвоевременной оплаты коммунальных платежей. Каждый из них имеет свою специфику. Можно выделить основные типы задолженности, с которыми чаще всего приходится сталкиваться физическим лицам и организациям. Дебиторская и кредиторская Эти понятия относятся только к юридическим лицам.

Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).
Читать еще:  Правила округления в бухгалтерском учете

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

К первой группе относятся все документы, связанные с хозяйственной деятельностью организации. Вторая группа включает документацию по личному составу, а также историческую справку. Срок хранения таких документов – 75 лет. Срок хранения документов третьей группы варьируется от 1 года до 10 лет.

Ответственность по невыполнению сроков по передаче документов

В государственных архивах нуждаются в хранении документация с вечным сроком хранения и документация кадров предприятий после их ликвидации. Документы, относящиеся к категории длительного хранения (от 45 л) Есть специальные документы, которым обеспечивают хранение от 45 до свыше 70 лет.

Передача документов в государственный архив обоснована тем, что одному из бывших сотрудников предприятия могут потребоваться документы, подтверждающие его трудовой стаж. Документация также может понадобиться для урегулирования финансовых споров с налоговой инспекцией и кредиторами.

При этом объем одного дела не должен превышать 250 листов, а толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров.

Документы по личному составу ликвидируемой организации должны поступать на хранение в соответствующий архив.

Сколько и где хранят архивы документов после ликвидации

За этими процессами должна следить бухгалтерия организации или лица, выполняющие аналогичные функции. Услуги юристов требуются на стадии формирования договора или во время взыскания задолженности. Их функция – обеспечить максимально быструю оплату без дополнительного вложения средств. Что такое безнадежная задолженность? Смотрите здесь. Как работать с проблемной задолженностью?

Таким образом, в силу прямого указания закона при ликвидации юридического лица правопреемство полным не является. В таком случае мы, в соответствии с требованиями Основных правил, осуществляем деление всего годового объема трудовых книжек на тома.

Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом. Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы.

Что значит для кадровика ликвидация компании? Поиск нового места работы? В большинстве случаев. Три-четыре тяжелых месяца процедуры увольнения коллег, с которыми проработал не один день? К сожалению, да. А еще огромная работа с документами, которые были созданы в компании за столько лет.

Именно поэтому информация должна быть передана на хранение в государственные архивы для включения в состав архивных документов. Чтобы правильно сформировать всю документацию, подлежащую хранению в архиве, создается специальная ликвидационная комиссия, работающая по принципам согласно Приказа № 558 (имеющим силу с 30.09.11 года). Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью.

Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

Именно поэтому информация должна быть передана на хранение в государственные архивы для включения в состав архивных документов. Чтобы правильно сформировать всю документацию, подлежащую хранению в архиве, создается специальная ликвидационная комиссия, работающая по принципам согласно Приказа № 558 (имеющим силу с 30.09.11 года). Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью.

Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.).

Документы, подлежащие хранению, передаются в муниципальный или государственный архив (пп. 9.2 и 9.7.2 Основных правил).

Типовые управленческие документы

Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.

По алиментам Российское законодательство также регулируется финансовые обязательства лица при уплате алиментов. Основные положения о взыскании задолженности и размере пени изложены в статье №113 СК РФ.

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Подготовительные мероприятия по хранению документации вследствие ликвидации фирмы Документы в архив после ликвидации фирмы собственники передают самостоятельно. Ответственными лицами, кто должны приготовить и отдать сведения в архив при ликвидации фирмы, назначаются: ликвидаторская комиссия; конкурсный управляющий. Он назначается банкроту или при ликвидации фирмы; учредители.

Документы располагают в порядке хронологии, затем их нумеруют. Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в папке без надписей, завершающий – лист заверителя; Создать нумерацию папок дел; Создать обложки для дел.

Само по себе государственное хранение кадровых документов является бесплатным, НО комплектование, оформление, сшивание, составление исторических справок, т.е. подготовка документов к передаче в архив – дело недешевое. И каждый руководитель или собственник решает для себя самостоятельно вопрос о передаче кадровых документов на хранение.

После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.

  • Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.
  • При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы.

В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании. При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма.

Регистрационные Документация по уставной деятельности предприятия подлежит сдаче в архив (протоколы собрания, решения и прочее) в установленном порядке. Документация, связанная с первичной регистрацией бывшего предприятия, в полном объеме имеется в налоговых органах по месту учета, поэтому хранению не подлежит. В случае необходимости, вся информация может быть запрошена в ИФНС.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности. Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации.

Данная обязанность возлагается на ликвидационную комиссию. К архивным документам относятся документы, у которых еще не истекли сроки временного хранения на момент ликвидации Общества и по личному составу.

Итак, после того, как решение о ликвидации организации было принято в установленном законом порядке, создается конкурсная комиссия либо назначается конкурсный управляющий.

После формирования дел необходимо составление их описи по положениям, изложенным в ст. 3.7 Основных правил. После составления описи дел указанные документы передаются на хранение.

Итак, с целями и задачами мы определились. Теперь перейдем к правилам передачи документов на архивное хранение.

Одно сформированное дело должно быть объемом не более 250 листов. Каждый документ в дело подшивается в единственном экземпляре (пп. 3.5.1–3.5.3 Основных правил). Бумаги в дела подшиваются в зависимости от их вида и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями (п. 3.5.5 Основных правил).

Хранение документов после ликвидации ООО

Временные сроки по основным прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат.
Обычные фирмы передают дела в архив на договорных отношениях. Документы первой и второй группы по закону необходимо хранить в государственных муниципальных архивных учреждениях.

Также необходим доступ к сети Интернет для передачи информации для дальнейшей обработки. Когда можно забирать документы? Читайте о проверке готовности загранпаспорта. Замена загранпаспорта при смене фамилии обязательна. Подробнее в статье. Можно ли получить загранпаспорт без военного билета?

Сведения по срокам на хранение и разделы документации для хранения Списочный состав и сведения о сроках хранения всей документации объяснены в «Перечне архивных типовых управленческих документов», который работает с 2011 г. Документы, передаваемые архиву после ликвидации, могут иметь неодинаковые сроки хранения.

Хранение документов при ликвидации ооо

Если у организации нет вышестоящей организации, следует передать документы в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Такие центры созданы в некоторых субъектах РФ.

Выяснение того, подлежит ли каждый конкретный документ передаче в государственный/муниципальный архив и сколько он должен там храниться, происходит по результатам экспертизы ценности документов. Таковая проводится работниками предприятия. В состав экспертной комиссии обычно входят руководитель и специалисты в области архивного дела и делопроизводства.

Получить консультацию Нажимая кнопку «Получить консультацию», вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с сайта.

Сроки хранения документов ооо после ликвидации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Сроки хранения документов ооо после ликвидации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

При этом кадровая отчетность должна сдаваться в архив в упорядоченном виде. Ведь от того, насколько грамотно она будет подготовлена к сдаче в архив, нередко зависит будущая пенсия человека. В процессе такой подготовки могут быть выявлены, не подлежащие хранению.

Федеральный закон от 23 июня 2016 г. N 182-ФЗ «Об основах системы профилактики правонарушений в Российской Федерации» Комментарии Российской Газеты Принят Государственной Думой 10 июня 2016 года Одобрен Советом Федерации 15 июня 2016 года Глава 1. Общие положения Статья 1.

Хранение документов ооо после ликвидации

Работники ФСБ не могут покидать пределы России, за исключением служебных командировок. Сведения, изложенные в заявке, отличаются от фактических. Если во время проверки будет выявлен этот факт — в получении будет отказано. Во всех остальных случаях затруднений в оформлении не будет. Важно правильно заполнить анкету с указанием фактических данных.
Существует множество типов обязательств — от просрочки по выплате кредита до несвоевременной оплаты коммунальных платежей. Каждый из них имеет свою специфику. Можно выделить основные типы задолженности, с которыми чаще всего приходится сталкиваться физическим лицам и организациям. Дебиторская и кредиторская Эти понятия относятся только к юридическим лицам.

Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).

Чаще всего все после ликвидации остаются:

  • документы по личному составу;
  • договоры с контрагентами;
  • корреспонденция;
  • отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
  • учредительные документы и др.

К первой группе относятся все документы, связанные с хозяйственной деятельностью организации. Вторая группа включает документацию по личному составу, а также историческую справку. Срок хранения таких документов – 75 лет. Срок хранения документов третьей группы варьируется от 1 года до 10 лет.

Как уничтожить документы после ликвидации организации

Передача документов в государственный архив обоснована тем, что одному из бывших сотрудников предприятия могут потребоваться документы, подтверждающие его трудовой стаж. Документация также может понадобиться для урегулирования финансовых споров с налоговой инспекцией и кредиторами.

Теперь поговорим о папках для таких дел. Все невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, то есть нитками в четыре прокола.

При этом документы должны сдаваться в архив в упорядоченном состоянии. И вот уже в процессе такой подготовки может возникнуть необходимость уничтожить документы, не подлежащие хранению.

Послеликвидационная передача документов в архив

В соглашении прописывается не только крайняя дата выполнения обязательств, но и предусмотренные штрафные санкции в случае ее нарушения. Кроме этих категорий можно выделить сомнительную и безнадежную. В первом случае важную роль играет репутация партнера и его обеспечение. Если он физически не может выплатить долг – происходит переход в категорию безнадежных.

Таким образом, в силу прямого указания закона при ликвидации юридического лица правопреемство полным не является.

В таком случае мы, в соответствии с требованиями Основных правил, осуществляем деление всего годового объема трудовых книжек на тома.

Необходимо произвести структуризацию документов в дела – этот процесс включает в себя оформление документации в группы не более 250 листов по одинаковым срокам хранения.

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Что значит для кадровика ликвидация компании? Поиск нового места работы? В большинстве случаев. Три-четыре тяжелых месяца процедуры увольнения коллег, с которыми проработал не один день? К сожалению, да. А еще огромная работа с документами, которые были созданы в компании за столько лет.

Срок хранения документов после ликвидации ООО Временные сроки по основным документам прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат.

Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.).

Срок хранения документов после ликвидации ООО Временные сроки по основным документам прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат.

Налог на прибыль: перечень расходов расширен Подписан закон, который внес изменения в перечень расходов, относящихся к оплате труда.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО, интересует многих собственников таких компаний, задумавшихся об их ликвидации.

Типовые управленческие документы

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.
Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.

Неурегулированная. Является результатом недоимки и нежелание ответственного лица (организации) выполнять обязательства перед государством. В последнем случае начинается взыскание. Помимо основного налогового бремени, нужно будет внести сумму штрафа (пени), а также оплатить судебные издержки. Также предусмотрена процедура списания недоимок, выполняемая согласно пунктам статьи №59 НК РФ.

Например, в Москве подобные архивы были созданы на основании постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 № 81 «О создании архивов административных округов».

В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение. Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены ФЗ 125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017 г.) «Об архивном деле в РФ».

Документы располагают в порядке хронологии, затем их нумеруют. Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в папке без надписей, завершающий – лист заверителя; Создать нумерацию папок дел; Создать обложки для дел.
Очень хорошо, если организация осуществляла выплаты заработной платы после введения персонифицированного учета в Пенсионном фонде РФ, т.е. после 2000 года.

После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.

  • Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.
  • При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы.

В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании. При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма.

Регистрационные Документация по уставной деятельности предприятия подлежит сдаче в архив (протоколы собрания, решения и прочее) в установленном порядке. Документация, связанная с первичной регистрацией бывшего предприятия, в полном объеме имеется в налоговых органах по месту учета, поэтому хранению не подлежит. В случае необходимости, вся информация может быть запрошена в ИФНС.

Где хранятся документы после ликвидации организации?

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности. Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

Также ликвидационной комиссией в ее распорядительном документе должно быть прописано, как будет проходить уничтожение документов по прошествии необходимого срока хранения.

В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО. При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора ), в архив передаются все необходимые для хранения документы.

Закрытие предприятия по нормам

В состав комиссии может входить сотрудник архива, который будет контролировать все процессы, связанные с подготовкой и передачей документов в свое управление.

Формирование внутренней описи. Составление этой бумаги допускается по форме, установленной в приложении 10 к Основным правилам.

Именно эти органы принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и документов по личному составу и отвечают за организацию процесса сбора и упорядочения документов, передачи их на хранение или уничтожение. После того как документы распределены по делам, их необходимо оформить в установленном порядке (ст. 3.6 Основных правил).

Обычные фирмы передают дела в архив на договорных отношениях. Документы первой и второй группы по закону необходимо хранить в государственных муниципальных архивных учреждениях.

Данный закон обязывает негосударственные организации, которые ликвидируются, архивные документы передавать на хранение в муниципальный архив или в государственный архив.

Также необходим доступ к сети Интернет для передачи информации для дальнейшей обработки. Когда можно забирать документы? Читайте о проверке готовности загранпаспорта. Замена загранпаспорта при смене фамилии обязательна. Подробнее в статье. Можно ли получить загранпаспорт без военного билета?

Согласие о сдаче к сохранению создается в форме договоров с архивом комиссиями по ликвидации, доверенным лицом. В заключенном договоре с архивом указываются условия договора, такие как: виды услуг и их оплата; хранение и сроки; право на использование; состав документации и т. д. Внимание! После того как прошла ликвидация предприятия сдача данных заверяется приемо-передаточным актом.

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Подробнее о сроках хранения документов говорится в приказе Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»» от 25.08.2010 № 558 (зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010 под № 18380).

Получить консультацию Нажимая кнопку «Получить консультацию», вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с сайта.

Сколько нужно хранить финансовые документы после ликвидации ооо

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Сколько нужно хранить финансовые документы после ликвидации ооо». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.

Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

Как заполнить анкету на загранпаспорт: образец бланка и подробные инструкции

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Все из бланков, чеков, накладных и прочего, не содержащих никакой ценной информации и срок хранения которых уже истек, по указанию ликвидатора может быть уничтожено посредством:

Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью. Следовательно, должны быть переданы на хранение до момента уничтожения печати.

При этом не имеет значения то, работает ли ООО или ликвидируется, с точки зрения возникновения у фирмы обязанности исполнять предписания указанных норм права.

В государственных архивах нуждаются в хранении документация с вечным сроком хранения и документация кадров предприятий после их ликвидации. Документы, относящиеся к категории длительного хранения (от 45 л) Есть специальные документы, которым обеспечивают хранение от 45 до свыше 70 лет.

Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

В письме Минфина от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273 говорится, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (ст. 89 НК).

Каждый документ в дело подшивается в единственном экземпляре (пп. 3.5.1–3.5.3 Основных правил). Бумаги в дела подшиваются в зависимости от их вида и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями (п. 3.5.5 Основных правил).

Сколько и где хранят архивы документов после ликвидации

Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).

Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП). К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

Получения справок МВД, МЧС недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы — попытки восстановления утраченных документов.

Исчисляется срок хранения с 01.01 года за годом завершения дел. Процедура уничтожения документации оформляется актом унифицированной формы. Помимо документов утилизации подлежат печати и штампы ликвидируемой организации.

Одно сформированное дело должно быть объемом не более 250 листов. Каждый документ в дело подшивается в единственном экземпляре (пп. 3.5.1–3.5.3 Основных правил). Бумаги в дела подшиваются в зависимости от их вида и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями (п. 3.5.5 Основных правил).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Одно сформированное дело должно быть объемом не более 250 листов. Каждый документ в дело подшивается в единственном экземпляре (пп. 3.5.1–3.5.3 Основных правил). Бумаги в дела подшиваются в зависимости от их вида и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями (п. 3.5.5 Основных правил).

Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.

Организационно-распорядительная, первично-учетная, отчетно-статистическая, налоговая, кадровая документация И это далеко не полный перечень. Какие документы нужно хранить, как долго, где и как? Об этом наш сегодняшний спецвыпуск.

Менять ли загранпаспорт при смене фамилии?

При условии, что ликвидированное Общество подписало в свое время договор с архивным фондом, все бумаги для хранения передаются в этот архив.

Оформление обложек. Получатель документации Документы после ликвидации ООО передаются компании-правопреемнице п.

Ряд документов, подлежат длительному хранению вне зависимости от формы: Это по кадровому составу, они подлежат обязательному хранению в течение 75 лет (далее — Кадровые).

В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение. Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены ФЗ 125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017 г.) «Об архивном деле в РФ».

При такой подготовке необходимо сделать следующее: Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году. Прошить дела.
Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.

Первичные бухгалтерские документы необходимо представить в налоговый орган при проведении выездной налоговой проверки. Если предприятие не сохранило документы, проверяющие доначисляют налоги на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 и п. 7 ст. 166 НК расчетным методом. Расчет производится на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

После ликвидации у фирмы остается большое количество документов, некоторые из которых в обязательном порядке должны быть переданы на хранение в архив. Обязанность по передаче документов в архив установлена для всех предприятий независимо от их формы собственности.

Выпустят ли за границу с долгами?

Перед тем как передать документы на хранение, их следует надлежащим образом подготовить. Согласно п. 10 ст. 23 ФЗ № 125 обязанность по формированию и упорядочению бумаг при ликвидации предприятия лежит на ликвидационной комиссии или конкурсном управляющем.

Рассматриваемая санкция, как правило, применяется при не слишком серьезных нарушениях — таких как ошибки в комплектовании или в ведении учета архивных документов.

  • 2500 — 5000 рублей (накладывается на должностное лицо);
  • 200 000 — 300 000 рублей (накладывается на юридическое лицо — в данном случае, ликвидируемую организацию).

На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации. Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу. Ответственность за хранение документов при ликвидации После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ.

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Что делать если истек срок хранения документов?

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

В ходе подготовки документов к передаче в компетентную структуру могут быть выявлены те, которые необязательно направлять в архив (в частности, в силу того, что срок хранения, установленный для соответствующих категорий документов, истек).

Ключевым является метод закрытия ООО. При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма.

Что включает в себя подготовка документации?

  1. Необходимо произвести структуризацию документов в дела – этот процесс включает в себя оформление документации в группы не более 250 листов по одинаковым срокам хранения. Внутренняя организация дел должна быть упорядочена по хронологии, алфавиту или подгруппам.
  2. Подшивка дел – производится специальным образов в твердые папки с обязательным приложением бланков описи и заверения.

Можно выделить три группы документов по срокам хранения:

  1. Постоянно хранящиеся.
  2. Длительно хранящиеся – кадровая документация по сотрудникам хранится 75 лет.
  3. Временно хранящиеся – не больше 10 лет.

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Если предприятие имело длительный период работы, то количество оставшихся документов будет значительным. Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Согласно ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125, обязательно подлежат передаче в государственный/муниципальный архив: Среди перечисленных можно выделить следующие виды: Выяснение того, подлежит ли каждый конкретный документ передаче в государственный/муниципальный архив и сколько он должен там храниться, происходит по результатам экспертизы ценности документов. Таковая проводится работниками предприятия.

Если печать была учтена в реестре печатей, ее уничтожением должен заниматься орган, занимающийся учетом печатей.
Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Передача документов общества в архив

После ликвидации у фирмы остается большое количество документов, некоторые из которых в обязательном порядке должны быть переданы на хранение в архив. Обязанность по передаче документов в архив установлена для всех предприятий независимо от их формы собственности.

Необходимость передачи дел на хранение устанавливают:

  • «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее — Основные правила);
  • п. 10 ст. 23 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — ФЗ № 125).

Порядок проведения ликвидации регулируется:

  • положениями ст. 63 ГК РФ;
  • законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ;
  • положениями ст. 57 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ.

Документы, подлежащие хранению, передаются в муниципальный или государственный архив (пп. 9.2 и 9.7.2 Основных правил).

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Бумаги, образующиеся в процессе работы предприятия, можно разделить на следующие категории:

  1. Документы, которые требуют постоянного хранения. К ним относятся документы, содержащие сведения о полученной прибыли и предпринимательской деятельности ООО:
    • приказы по деятельности, журналы регистрации;
    • бухгалтерские документы, отчеты;
    • документы, содержащие сведения о структуре ООО;
    • акты об уничтожении бумаг на предприятии;
    • договоры и иные документы о сделках;
    • устав.
  2. Документы длительного хранения, срок хранения которых превышает 50 лет. К таким можно отнести:
    • приказы об увольнении и приеме на работу сотрудников;
    • личные дела работников;
    • трудовые договоры;
    • журналы регистрации трудовых книжек;
    • сведения о начислении заработной платы.
  3. Документы, подлежащие временному хранению (не более 10 лет). К ним принято относить:
    • приказы о командировках, отгулах, сверхурочных работах;
    • документы, содержащие сведения о закупке материалов на нужды предприятия;
    • иные бумаги, не содержащие важной информации.

Подробнее о сроках хранения документов говорится в приказе Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»» от 25.08.2010 № 558 (зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010 под № 18380).

Какие документы подлежат передаче на хранение?

Согласно ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125, обязательно подлежат передаче в государственный/муниципальный архив:

  • документы по личному составу;
  • документы, срок хранения которых еще не истек;
  • документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (включаются в таковой, если они были созданы в организации — источнике формирования госархива, например государственном органе или бюджетной организации, либо по решению экспертной комиссии).

Среди перечисленных можно выделить следующие виды документов:

  1. Документы о ликвидации:
    • решение о ликвидации;
    • свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц о прекращении деятельности.
  2. Приказы:
    • о приеме работников;
    • увольнении;
    • переводе на другую должность;
    • установлении заработной платы и иных доплат работникам;
    • предоставлении отпусков.
  3. Трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.
  4. Личные карточки работников.
  5. Личные дела работников, в том числе принимаемых по срочным трудовым соглашениям.
  6. Ведомости о начислении заработной платы или сведения о лицевых счетах работников.
  7. Документы работников, оставшиеся на предприятии ввиду их невостребованности (трудовые книжки, дипломы и пр.)
  8. Штатные расписания.
  9. Журналы учета движения трудовых книжек, а также иные документы, которые могут подтвердить стаж, оплату труда и пр.
  10. Табели учета рабочего времени.
  11. Документы о льготах для определенной категории трудящихся.

Выяснение того, подлежит ли каждый конкретный документ передаче в государственный/муниципальный архив и сколько он должен там храниться, происходит по результатам экспертизы ценности документов. Таковая проводится работниками предприятия. В состав экспертной комиссии обычно входят руководитель и специалисты в области архивного дела и делопроизводства.

Историческая справка о ликвидированном ООО

Помимо перечисленных документов представляется опись дел, а также историческая справка (пп. 7.6.7, 7.6.8, 9.9 Основных правил), в которой отражаются основные сведения о ликвидированном предприятии:

  • наименование, адрес регистрации, контактные данные (телефон, факс, электронная почта);
  • дата создания, а также реквизиты документов, этому сопутствующих (протокола собрания учредителей и пр.);
  • перечень структурных изменений со ссылкой на документы;
  • список всех руководителей, а также учредителей предприятия;
  • выдержки из устава, регламентировавшие деятельность организации;
  • описание структуры предприятия;
  • сведения об имевшихся банковских реквизитах.

Подготовка документов к хранению

Перед тем как передать документы на хранение, их следует надлежащим образом подготовить. Согласно п. 10 ст. 23 ФЗ № 125 обязанность по формированию и упорядочению бумаг при ликвидации предприятия лежит на ликвидационной комиссии или конкурсном управляющем.

При этом процедура подготовки состоит из нескольких шагов, самый первый из который — структуризация дел. На этом этапе бумаги разделяются по срокам хранения (документы, которые надлежит хранить постоянно, необходимо подшивать отдельно от документов временного хранения). Каждое дело содержит бумаги, соответствующие его заголовку. При формировании папок лучше всего использовать номенклатуру дел предприятия.

Одно сформированное дело должно быть объемом не более 250 листов. Каждый документ в дело подшивается в единственном экземпляре (пп. 3.5.1–3.5.3 Основных правил). Бумаги в дела подшиваются в зависимости от их вида и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями (п. 3.5.5 Основных правил).

Оформление дел для хранения документов

После того как документы распределены по делам, их необходимо оформить в установленном порядке (ст. 3.6 Основных правил).

Оформление дела предусматривает следующие этапы:

  1. Подшивку. Для этого необходимо использовать папки с твердым переплетом. В начале и в конце такой папки добавляются чистые листы для составления описи и бланка-заверителя. Из бумаг удаляются все скрепки и скобы, после чего путем прокола в четырех местах формируется альбом по необходимому алгоритму.
  2. Нумерование листов. Все страницы дела нумеруются в правом верхнем углу валовой нумерацией карандашом или нумератором.
  3. Формирование внутренней описи. Составление этой бумаги допускается по форме, установленной в приложении 10 к Основным правилам. Подписывается опись составителем.
  4. Создание обложки дела. При оформлении обложки следует использовать форму приложения 11 к Основным правилам.

После формирования дел необходимо составление их описи по положениям, изложенным в ст. 3.7 Основных правил. После составления описи дел указанные документы передаются на хранение.

Таким образом, после ликвидации ООО документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, подлежат передаче в государственный/муниципальный архив на хранение. Сроки хранения бумаг при этом закреплены на законодательном уровне.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector